Die elektronische Patientenakte (ePA) ist da — und mit ihr eine Reihe neuer Pflichten für Arztpraxen. Seit dem Rollout Anfang 2025 müssen alle vertragsärztlichen Praxen die ePA unterstützen. Doch was genau bedeutet das im Praxisalltag? Dieser Artikel gibt einen kompakten Überblick.
Was ist die ePA?
Die elektronische Patientenakte ist eine digitale, patientengeführte Akte, in der medizinische Dokumente wie Befunde, Arztbriefe, Laborergebnisse und Medikationspläne gespeichert werden können. Sie läuft über die Telematikinfrastruktur (TI) und wird von den Krankenkassen bereitgestellt.
Seit 2025 gilt das Opt-Out-Verfahren: Alle gesetzlich Versicherten erhalten automatisch eine ePA, es sei denn, sie widersprechen aktiv. Das bedeutet: Die Mehrheit Ihrer Patienten wird eine ePA haben.
Was müssen Arztpraxen konkret tun?
1. TI-Anbindung sicherstellen
Ihre Praxis muss über einen funktionierenden TI-Konnektor verfügen. Die meisten Praxen haben diesen bereits seit der Einführung des Versichertenstammdatenmanagements (VSDM). Prüfen Sie, ob Ihr Konnektor und Ihr PVS ePA-fähig sind und die aktuellen Updates installiert sind.
2. PVS-Update durchführen
Ihr Praxisverwaltungssystem (PVS) muss die ePA unterstützen. Kontaktieren Sie Ihren PVS-Anbieter und stellen Sie sicher, dass das ePA-Modul aktiviert und konfiguriert ist. Die meisten großen Anbieter (CGM, CompuGroup, medatixx) haben entsprechende Updates bereitgestellt.
3. Mitarbeiter schulen
Alle Praxismitarbeiter, die mit der ePA arbeiten, müssen wissen:
- Wie man Dokumente in die ePA einstellt
- Wie man die ePA eines Patienten einsieht (nur mit Berechtigung!)
- Wie das Opt-Out-Verfahren funktioniert
- Was bei technischen Problemen zu tun ist
- Datenschutzrechtliche Besonderheiten der ePA
4. Patienten informieren
Sie sollten Ihre Patienten über die ePA informieren können. Typische Fragen:
- "Muss ich die ePA nutzen?" — Nein, Opt-Out ist möglich
- "Wer kann meine Daten sehen?" — Nur berechtigte Leistungserbringer mit gültiger eGK-Prüfung
- "Kann ich Dokumente löschen?" — Ja, Patienten haben volle Kontrolle über ihre Akte
5. Datenschutz-Dokumentation aktualisieren
Die ePA-Nutzung muss in Ihrer Datenschutz-Dokumentation abgebildet werden:
- Verarbeitungsverzeichnis: Neue Verarbeitungstätigkeit "TI / ePA-Anbindung" eintragen
- Patienten-Infoblatt: Information über ePA-Datenverarbeitung ergänzen
- Technische Maßnahmen: TI-Sicherheitsmaßnahmen dokumentieren
ePA-Checkliste für Arztpraxen
- ☐ TI-Konnektor ist aktuell und ePA-fähig
- ☐ PVS-Update mit ePA-Modul installiert
- ☐ Alle Mitarbeiter geschult
- ☐ Patienteninformationsmaterial vorhanden
- ☐ Verarbeitungsverzeichnis aktualisiert
- ☐ Patienten-Infoblatt enthält ePA-Hinweis
- ☐ Notfallprozess bei TI-Ausfall definiert
PraxisGuard hilft
PraxisGuard berücksichtigt die ePA-Pflichten automatisch: Beim Onboarding werden die TI/ePA-Verarbeitungstätigkeiten in Ihr Verarbeitungsverzeichnis aufgenommen, das Patienten-Infoblatt enthält ePA-relevante Datenschutzhinweise und im Compliance-Taskboard werden alle ePA-bezogenen Aufgaben mit Deadlines und Anleitungen geführt.